Recepcionista Corporativa / Coordinadora Administrativa
North Wilksboro
Recepcionista Corporativa / Coordinadora Administrativa
Tiempo completo • North Wilksboro
Responsive recruiter
Beneficios:
- Oportunidad de bonificación basada en el rendimiento de la empresa
- Ropa gratuita
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Partidos de la empresa
- Seguro dental
- Comida y aperitivos gratis
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Permiso por paternidad
- Seguro de visión
- Recursos de bienestar
Resumen del puesto:
La Recepcionista Corporativa actúa como primer punto de contacto para visitantes, llamadas y personal interno, asegurando al tiempo que la oficina principal funciona de manera eficiente y profesional. Este puesto combina las funciones tradicionales de recepcionista con responsabilidades administrativas y de coordinación para apoyar las operaciones corporativas diarias. El candidato ideal es altamente organizado, detallista, capaz de gestionar múltiples prioridades y comprometido con mantener la confidencialidad.
La Recepcionista Corporativa actúa como primer punto de contacto para visitantes, llamadas y personal interno, asegurando al tiempo que la oficina principal funciona de manera eficiente y profesional. Este puesto combina las funciones tradicionales de recepcionista con responsabilidades administrativas y de coordinación para apoyar las operaciones corporativas diarias. El candidato ideal es altamente organizado, detallista, capaz de gestionar múltiples prioridades y comprometido con mantener la confidencialidad.
Responsabilidades clave
Recepción y Comunicación
- Saluda a los visitantes, responde a llamadas entrantes y dirige consultas a los departamentos o ubicaciones de tiendas correspondientes.
- Gestiona las buenas de entrada corporativas compartidas, distribuyendo información y contactos al personal y tiendas según sea necesario.
- Ofrece un servicio profesional al cliente y ayuda a los que llaman a determinar el punto de contacto correcto.
- Clasificar, distribuir y gestionar el correo entrante y saliente.
Operaciones de oficina e inventario
- Mantener inventario y pedir suministros de oficina, cocina y instalaciones.
- Salas de juntas y salas de formación antes de las reuniones con los refrescos y materiales necesarios.
- Supervisa los horarios mensuales de suministro de agua y asegura niveles adecuados de suministro.
- Supervisar y reabastecer el armario de primeros auxilios y realizar revisiones rutinarias de DEA para cumplir o superar los estándares de OSHA; Documentar inspecciones para comprobar el cumplimiento.
Instalaciones y Coordinación de Eventos
- Organizar catering para reuniones corporativas y eventos fuera de las instalaciones; Preparar los espacios de reuniones, ayudar con el servicio y coordinar la limpieza.
- Pide flores, arreglos de condolencias y regalos corporativos; Confirma la entrega y conserva los recibos.
- Actuar como contacto principal para el mantenimiento del hogar y mantener los horarios de limpieza de espacios corporativos y condominios de negocios.
- Vigila las cámaras de seguridad corporativas según sea necesario.
Apoyo Administrativo
- Mantener directorios corporativos precisos, incluyendo la información de contacto de la tienda y los registros de empleados.
- Actualizar las etiquetas de correo y las listas maestras de contactos.
- Distribuye comunicaciones a nivel de empresa, como cumpleaños de empleados, aniversarios y actualizaciones internas.
- Compila información semanal para las pantallas de comunicación corporativa.
- Haz seguimiento de las solicitudes de patrocinio y coordina la comunicación con los lugares correspondientes.
Cumplimiento y documentación
- Escanear, archivar y mantener acuerdos de confidencialidad en sistemas designados y archivos físicos.
- Verifica la documentación requerida de los asistentes a la reunión y solicita los acuerdos faltantes a las tiendas cuando sea necesario.
- Actúa como notario público en documentos corporativos cuando sea aplicable.
Soporte de ventas e informes
- Asignar números de identificación a los nuevos representantes de ventas y mantener la lista maestra de ventas.
- Actualizar a la dirección sobre cambios en el personal de ventas y generar informes mensuales que rastreen la actividad de ventas.
Garantía y Administración Financiera
- Tramitar transferencias de garantía, preparar la correspondencia para nuevos propietarios, mantener registros corporativos y distribuir copias a los departamentos correspondientes.
- Ayuda con la notificación de gastos y mantén registros administrativos precisos.
Programación y cobertura
- Coordina el tiempo libre programado con los miembros del equipo para garantizar una cobertura constante en recepción y teléfono.
- Mantén los horarios de alojamiento para el personal de viviendas corporativas y visitas según sea necesario.
Cualificaciones
- Se requiere diploma de bachillerato o equivalente; Se prefiere un título de asociado o formación administrativa.
- Se recomienda mucho experiencia previa en recepcionista, administración o coordinación de oficina.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Sólidas habilidades organizativas con la capacidad de hacer varias tareas a la vez y priorizar eficazmente.
- Dominio de Microsoft Office y de sistemas generales de oficina.
- Actitud profesional con mentalidad de atención al cliente.
- Capacidad para manejar información sensible con discreción.
- Se prefiere la certificación notarial o se está dispuesta a obtenerla.
Ambiente de trabajo y expectativas
- Este es un puesto de oficina con interacción frecuente con personal y visitantes.
- Capacidad para levantar ocasionalmente material de oficina o para eventos (hasta ~20 lbs).
- Flexibilidad para apoyar reuniones y eventos según sea necesario.
Compensación: 35.000,00 $ - 40,000,00 $ al año
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